A. Vedlegg – NOFOs Personvernerklæring
Informasjon om hvordan NOFO - Norsk Oljevernforening for Operatørselskaper behandler personopplysninger.
Hvem er vi, og hvorfor behandler vi personopplysninger?
NOFO er en medlemsorganisasjon for operatørselskap på norsk sokkel. Vår hovedoppgave er å oppfylle medlemmenes behov for en effektiv og robust oljevernberedskap.
Vi behandler personopplysninger i hovedsak basert på at du selv har gitt oss dine personopplysninger av en av følgende grunner:
- Du er ansatt hos oss, eller du er del av annet personell innrullert i NOFOs beredskapsorganisasjon.
- Du har søkt jobb hos oss.
- Du har meldt deg på et av våre kurs eller seminarer.
- Du har vært på besøk i NOFOs lokaler, og registrert deg i besøksloggen.
- Du har vært deltaker i oljevernrelaterte øvelser eller aktiviteter, og dine persondata er registrert i forbindelse med beredskapsdata og historikk.
- Du besøker nettsiden vår, eller har kontaktet oss gjennom andre kanaler.
Vi kan også behandle personopplysninger om deg som vi har fått av andre gjennom at:
- Du er oppgitt som nærmeste pårørende til en av NOFOs ansatte eller en i NOFOs beredskapsorganisasjon.
- Du er oppgitt som referanse i en jobbsøknad.
- Din arbeidsgiver eller tilsvarende har meldt deg på ett av våre kurs eller seminarer.
- Ditt navn er oversendt av din arbeidsgiver eller tilsvarende for forhåndsregistrering i besøksloggen.
- Du er oppgitt som representant for din arbeidsgiver.
Dine rettigheter
Personvernlovgivningen gir deg flere rettigheter over dine persondata. Du kan velge å utøve disse ved å kontakte oss på personvern@nofo.no.
Loven gir deg krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. Du har følgende rettigheter over egne personopplysninger:
- Innsyn – du kan be om en kopi av alle opplysningene vi behandler om deg.
- Korrigering – du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
- Sletting – i gitte situasjoner kan du be om å bli fjernet og glemt fra våre registre.
- Begrensning av behandling – i enkelte tilfeller kan du be om å begrense behandlingen av personopplysninger som omhandler deg.
- Protestere mot en behandling – i de tilfellene vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i vår oppgaver, eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på denne behandlingen.
- Dataportabilitet – dersom du har samtykket til behandling av opplysninger, eller det ligger en kontrakt til grunn for behandlingen, kan du be om å få overført dine personopplysninger til deg selv eller en annen behandlingsansvarlig.
- Retten til å klage på behandling – dersom du er uenig i at vi overholder personopplysningsloven setter vi pris på å bli orientert om dette. Du kan også påklage vår behandling direkte til Datatilsynet.
Nettsiden
www.nofo.no benytter seg ikke av cookies. Det vil si vi bruker ikke vedvarende cookies, kun midlertidige som slettes i det øyeblikket du lukker ned hjemmesiden vår. Dette lagres ikke noen steder.Vi benytter oss av google analytics på www.nofo.no og www.nofo.no/planverk.
Seniorrådgiver HR er ansvarlig for databeskyttelse og ansvarlig for NOFOs hjemmeside er hovedkontakt.
NOFO’s Google Analytics konto lagrer info i 26 måneder.
NOFO benytter Google Analytics for å kunne forbedre brukeropplevelsen på hjemmesiden. Vi benytter funksjonen «anonymizeIP» når vi lagrer informasjon hos Google.
Ved kontakt
- Besøksregister – for å få tilgang til våre lokaler må besøkende registrere seg i besøksloggen, og bære gyldig besøkskort. Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 f) gir oss hjemmel til å gjøre dette basert på berettiget interesse, i dette tilfellet å sikre tilgang og beredskap for virksomhetens lokaler. Vi oppbevarer oppgitt informasjon inntil 12 måneder for å kunne kvalitetssikre informasjon i egne kontaktregister. Informasjon i besøksregisteret vil deretter anonymiseres.
- E-post – vår e-post tjeneste støtter TLS-kryptering. Så fremt din e-post-leverandør støtter denne krypteringen vil kommunikasjon over e-post være sikret. Vi ber om at du undersøker dette før du sender sensitiv eller beskyttelsesverdig e-post til oss da vi ikke kan garantere for at alle tilbydere av e-post støtter kryptering. All inngående og utgående e-post skannes for virus og annen skadevare. Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 f) gir oss hjemmel til å gjøre det basert på berettiget interesse, i dette tilfellet å sørge for tilstrekkelig sikkerhet i NOFOs informasjonssystemer.
- Telefon – NOFO benytter mobilt bedriftsnett og loggfører anrop.
Opplysninger om ansatte, annet personell og jobbsøkere
- Ansatte – For å kunne oppfylle våre forpliktelser til ansatte er NOFO nødt for å behandle den enkeltes personopplysninger. Behandling er knytte til administrasjon av arbeidsforhold, lønn og ytelser, samt andre forhold knyttet til kontrakt og arbeidsinstruks den enkelte måtte ha med NOFO. Vårt behandlingsgrunnlag for gjennomføring av disse behandlingene er hjemlet i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 b), og er basert på at vi har en kontrakt med deg.
- Annet personell – NOFOs beredskapsorganisasjon består av NOFO ansatte, leverandører og personell fra operatørselskapene. Dersom du inngår i en av disse vil vi kunne behandle dine opplysninger i henhold til den avtalen vi har med deg, f.eks. utbetaling av ytelser, register over kontaktinformasjon og logger i forbindelse med beredskapsaktiviteter. Vårt behandlingsgrunnlag for gjennomføring av disse behandlingene er hjemlet i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 b), og er basert på at vi har en kontrakt med deg eller din arbeidsgiver.
- Jobbsøkere – For å vurdere deg som jobbsøker er vi nødt til å behandle dine personopplysninger. Dette innebærer at vi oppbevarer din CV, søknadsbrev og info om referansepersoner for å kunne benytte dette i rekrutteringsprosessen frem til ansettelse er foretatt. Sletting av personopplysninger for søkere som ikke ansettes, foretas innen kort tid (6 mnd). Vi vil i rekruttering av enkelte stillinger foreta bakgrunnssjekk og ulike tester. Dette gjøres da i samarbeid med en tredjepart.
Vårt behandlingsgrunnlag for gjennomføring av disse behandlingene er hjemlet i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 b), og behandling av eventuelle særlige personopplysninger er omfattet av personvernforordningens artikkel 9 nr.2 b) og h).
For å kunne utbetale lønn og andre ytelser behandler NOFO informasjon om personalia, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Disse opplysningene hentes fra den enkelte og fra Skatteetaten.
I tillegg vil eventuell informasjon om forskjellige trekk kunne komme fra Namsmyndighetene, skatteoppkreverne, Statens Innkrevingssentral eller NAV innkreving.
NOFO personell vil også kunne innrulleres med personalia for å gi riktige adganger og rettigheter til systemer og lokaler. Vårt behandlingsgrunnlagene er hjemlet i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 f) om berettiget interesse, i dette tilfellet sikring av NOFOs infrastruktur.
Alle opplysninger utleveres kun i forbindelse med lønnsutbetalinger eller i forbindelse med lovpliktige forhold. Opplysninger om nøkkelpersonells navn, stilling og kontaktinformasjon anses som offentlige opplysninger, og vil kunne finnes på NOFOs nettsider.
NOFO har sletterutiner for personopplysninger som skal ivareta personvernet, samt tilfredsstille lovkrav i henhold til regnskapsloven og arkivloven.
Informasjonssikkerhet
NOFO fører av sikkerhetshensyn vanlige logger i sine datasystemer. Alle brukere i systemet har et definert tilgangsnivå som sikrer riktige brukerrettigheter og nødvendig tilgang til informasjon. Dokumenter i NOFOs elektroniske arkiv har logger som monitorer endringer i offisielle dokumenter og versjonskontroll på styrende dokumentasjon. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta de berettigede interessene som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. I dette tilfellet er den berettigede interesse å sørge for informasjonssikkerheten i NOFO sine IKT-systemer.