NO EN

Personvernerklæring

Ekstern personvernerklæring for Norsk Oljevernforening for Operatørselskap

1. Generelt om personvern

Når du besøker oss på sosiale medier eller nettsiden vår, sender oss henvendelser eller er kontaktperson for en av våre kunder, behandler vi personopplysninger om deg. Nedenfor finner du generell informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysningene dine, hvorfor vi gjør dette og rettighetene du har i den forbindelse.

Norsk Oljevernforening for Operatørselskap er behandlingsansvarlig når vi behandler personopplysninger dine i de situasjonene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Det innebærer at NOFO er ansvarlig for at behandlingen skjer innenfor trygge og lovlige rammer.

Med personopplysninger menes enhver form for informasjon om fysiske personer - heretter omtalt som de registrerte. Dette inkluderer blant annet navn, e-postadresse, telefonnummer og vurderinger som kan knyttes til identifiserte personer.

Vi vil periodisk og ved behov gjennomgå denne personvernerklæringen for å sikre at den er oppdatert og dekkende. Du finner datoen for siste revisjon sammen med våre kontaktopplysninger nederst i punkt 10.

2. Behandlingsgrunnlag og formål

NOFO kan bare behandle personopplysningene dine når vi har rettslig grunnlag for det. Hvilke rettslige grunnlag som er relevant varierer avhengig av hva formålet med den aktuelle behandlingen er. Vi vil aldri viderebehandle personopplysningene dine på en måte som er uforenlig med formålene som opprinnelig begrunnet innsamlingen av personopplysningene dine.

3. Personopplysninger vi samler inn

Vi behandler ulike personopplysninger om deg avhengig av hvem du er og hvordan du kommer i kontakt med oss. Dette kan innebære behandling av følgende personopplysninger:

  • Navn
  • E-post
  • Telefon
  • Adresse
  • IP-adresse
  • Bilde og video
  • Personopplysninger du deler med oss

Du finner nærmere informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger nedenfor.

4. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Personopplysningene dine kan være frivillig delt med oss ved at du interagerer med oss på sosiale medier eller hjemmesiden vår, eller dersom du kontakter oss gjennom andre kanaler. Vi kan også behandle personopplysninger om deg dersom du opptrer som representant for en av kundene eller samarbeidspartnerne våre.

Vi samler også inn personopplysninger ved bruk av informasjonskapsler som er installert på nettsiden. Dette gjør vi for å forbedre brukeropplevelsen på nettsiden vår. Du kan lese mer om dette nedenfor.

5. Behandling av personopplysninger

5.1. Representanter for våre forretningsforbindelser

Dersom du opptrer som representant for en av våre leverandører, medlemsbedrifter eller samarbeidspartnere, kan vi behandle personopplysningene dine i ulike relasjoner. Dette kan eksempelvis innebære at vi kommuniserer direkte med deg over e-post, at vi fakturerer arbeidsgiveren din med deg som mottaker eller at du har underskrevet en avtale med oss på vegne av arbeidsgiveren din.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) ettersom behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne kommunisere med deg og inngå avtaler med leverandører og relevante samarbeidspartnere.

NOFO vil bare behandle personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med å innhente personopplysningene dine. Det betyr at personopplysningene dine vil bli slettet så snart de ikke lenger er nødvendige. Varigheten av behandlingen vil derfor variere fra sak til sak. Dersom du vil motta mer presis informasjon om dette, ber vi om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen som er vedlagt nederst i denne personvernerklæringen.

5.2. Avtaler med privatpersoner

Dersom vi har inngått en avtale med deg som privatperson vil vi behandle personopplysningene dine i den grad det er nødvendig for å overholde rettighetene og forpliktelsene i avtalen. Det innebærer at vi vil behandle personopplysningene som inngår i avtaleverket og kommunikasjonen vi har med deg.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) ettersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen vi har inngått med deg.

NOFO vil bare behandle personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med å innhente personopplysningene dine. Det betyr at personopplysningene dine vil bli slettet så snart de ikke lenger er nødvendige. Varigheten av behandlingen vil derfor varierer fra sak til sak. Dersom du vil motta mer presis informasjon om dette, ber vi om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen som er vedlagt nederst i denne personvernerklæringen.

5.3. Deltakere på kurs, opplæringer eller øvelser

NOFO gjennomfører kurs, opplæringer og øvelser for ansatte tilknyttet våre medlemsbedrifter, mannskap og fartøy samt øvrige aktører som er en del av oljevernberedskapen på norsk sokkel. Dette betyr at NOFO behandler informasjon om deltakerne. Det er en rekke personopplysninger som vi ber deltakere om å dele med oss i forbindelse med kurs, opplæringe eller øvelser. Dette kan være navn, stilling, fødselsdato/sted, nasjonalitet, pass nr./utstedt, pass gyldighet, sikkerhetsopplæring (STCW) gyldighet, helseattest gyldighet, kontaktinformasjon om nærmeste pårørende, , arbeidsgiver/tilhørighet, kompetanse og sertifikater, tilstedeværelse, deltakelse, evaluering og eventuelle avvik eller hendelser som involverer de deltakende personene, rolle i vaktlag eller ressurspool. I forbindelse med bevertning vil det være spørsmål omallergier.

Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), ved at NOFO har en berettiget interesse i å ha oversikt over hvem som deltar på deres forskjellige aktiviteter arrangert av NOFO.

Ettersom det er viktig å ha oversikt over hvem som har mulighet til å delta på aksjoner fra et beredskapsperspektiv, vil NOFO lagre nødvendige opplysninger selv etter at kurs, opplæring eller øvelse er slutt. Varigheten av behandlingen varierer fra sak til sak. Dersom du vil motta mer presis informasjon om dette, ber vi om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen som er vedlagt nederst i denne personvernerklæringen. I tillegg kan alle registrerte motsette seg dette, se punkt 9 i denne personvernerklæringen.

5.4. Direkte henvendelser

Hvis du kontakter oss direkte vil vi behandle personopplysninger om deg, herunder telefonnummeret ditt eller e-postadressen din, avhengig av måten du kontakter oss på. Vi vil også behandle eventuelle personopplysninger du deler med oss. Vi ber derfor om at du begrenser informasjonen til det som er nødvendig for at vi skal kunne besvare henvendelsen din og innføre egnede tiltak.

Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), ved at NOFO har en berettiget interesse i å yte god kundeservice og svare på henvendelser vi mottar.

For disse formålene vil NOFO behandle personopplysningene dine frem til vi har besvart henvendelsen din og innført eventuelle tiltak. Varigheten av behandlingen avhenger derfor av relasjonen du har til oss, arten og kompleksiteten av henvendelsen din, samt hvilke tiltak vi er nødt til å innføre.

5.5. Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos NOFO, vil vi behandle personopplysningene som inngår i henvendelsen og eventuelle vedlegg du deler med oss, f.eks. søknad, CV og kompetansebevis.

Dersom vi mottar en søknad fra deg, anser vi dette som en anmodning om at vi skal vurdere søknaden din og eventuelle vedlegg. Behandlingen gjennomføres derfor med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

NOFOs ansettelsesprosess kan væreorganisert gjennom tredjepart. NOFO oppbevarer derfor ikke personopplysninger om deg under ansettelsesprosessen utenom en link med informasjon oversendt fra tredjepart. Linken er tidsbegrenset slik at NOFO ikke oppbevarer dine personopplysninger lenger enn nødvendig.

5.6. Informasjonskapsler

NOFO bruker Google Analytics 4 for å kartlegge hvordan du bruker nettsiden vår. Google Analytics 4 bruker informasjonskapsler – også omtalt som «cookies» –for å samle inn og behandle personopplysningene dine. Cookies er små tekstfiler som lagres på enheten din som inneholder informasjon om enheten din, innstillingene dine, hvilke sider du besøker på nettsiden vår og hvordan du navigerer mellom disse. Det innebærer at personopplysninger dine lagres i USA og at Google Analytics 4 har tilgang til personopplysningene.

Vi benytter kun midlertidige informasjonskapsler, som slettes øyeblikkelig når du lukker nettleservinduet etter besøket på vår hjemmeside. Ingen informasjon lagres lokalt eller på andre steder som en konsekvens av bruken av disse midlertidige informasjonskapslene.

Vedrørende Google Analytics, ønsker vi å informere deg om at data lagret i vår Google Analytics-konto beholdes i 26 måneder. Vi anvender Google Analytics for å kontinuerlig forbedre brukeropplevelsen på vår hjemmeside. For å sikre best mulig personvern, benytter vi aktivt funksjonen "anonymizeIP" fra Google Analytics, som før lagring av informasjon sørger for at IP-adresser anonymiseres.

Personopplysningene brukes til å sammenstille rapporter om aktiviteten på nettsiden og for å yte andre tjenester tilknyttet aktiviteten på nettsiden. Google Analytics 4 kan overføre personopplysningene dine til tredjeparter dersom lovgivningen krever det eller vedkommende tredjepart er en databehandler som behandler personopplysninger på vegne av Google Analytics 4.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av samtykket du har gitt til oss iht. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og e-komloven § 2-7 b. Dersom du ønsker å trekke tilbake samtykket ditt eller justere innstillingene dine kan du bruke hyperlenken som ligger nederst på nettsiden vår markert med “Cookie erklæring”. Dersom du ønsker bistand med dette, kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen som er vedlagt nederst i denne personvernerklæringen.

5.7 Bilder og videoer

NOFO ønsker å dokumentere og dele noen av de spennende aktivitene som skjer hos oss, som kurs, øvelser, arrangementer og liknende. Derfor kan det hende at vi tar bilder eller videoer av deltakerne under disse aktivitene. Vi vil informere om dette på forhånd der alle som vil kan reservere seg mot behandlingen. Du kan også når som helst under og etter aktivitetene trekke tilbake ditt samtykke jf. punkt 9 i denne erklæringen.

Vi bruker bildene og videoene til å markedsføre våre tjenester og tilbud på sosiale medier og vår egen nettside. Vi bruker ikke bildene eller videoene til andre formål.

6. Lagringstid

Vi vil alltid avgrense behandlingen av personopplysningene dine til det som er nødvendig. Vi gjør likevel oppmerksom på at lagringstiden fastsettes etter kommunikasjonen vi har hatt med deg og varigheten av eventuelle avtaler du har inngått med oss. Bokføringsloven pålegger oss også å lagre regnskapsmateriale i henholdsvis 5 år eller 3 år og 6 måneder, jf. § 13 første og annet ledd.

7. Deling av personopplysninger

NOFO vil bare dele personopplysninger med tredjeparter dersom vedkommende tredjepart er engasjert som en databehandler for å gjøre spesifiserte oppgaver på vegne av NOFO eller delingen er nødvendig for å levere våre tjenester.

NOFO vil bare overføre personopplysningene dine ut av EU/EØS dersom det er nødvendig for å tilby en brukervennlig og tilfredsstillende nettside eller våre tjenester av andre grunner nødvendiggjør det. I alle slike tilfeller vil NOFO forsikre seg om at tilstrekkelige sikkerhetsgarantier er gitt og at mottakeren er underlagt de samme eller tilsvarende forpliktelser som gjelder innenfor EU/EØS. Det innebærer blant annet at vi har sikret et gyldig overføringsgrunnlag og at rettighetene dine blir ivaretatt på en god måte. Dette vil normalt være fordi:

- EU Kommisjonen har truffet en adekvansbeslutning, som stadfester at mottakerlandet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, jf. GDPR artikkel 45, eller

- Vi har inngått en avtale med mottakeren av personopplysningene dine som inneholder EU Kommisjonens standard personvernbestemmelser, jf. GDPR artikkel 46 nr. 2 bokstav c).

Dersom du ønsker mer informasjon om dette, kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen som er vedlagt nederst i denne personvernerklæringen.

8. Informasjonssikkerhet og lagring

NOFO har innført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysningene dine behandles på en trygg måte som respekterer kravene til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Det innebærer bl.a. at NOFO praktiserer prinsippet om dataminimering og at NOFO har innført rutiner som sikrer at personopplysningene dine slettes når formålet bak innhentingen opphører.

9. Dine rettigheter

Når NOFO behandler personopplysningene dine har du flere rettigheter etter personvernforordningen kapittel III. Det innebærer at:

- Du har rett til å motta en bekreftelse på om NOFO behandler personopplysninger om deg og å få innsyn i disse personopplysningene, samt formålet med behandlingen.

- Du har rett til å verifisere og eventuelt korrigere uriktige personopplysninger vi behandler om deg og supplere eventuelle ufullstendige personopplysninger.

- Du har rett til å begrense behandlingen av personopplysningene dine i noen tilfeller.

- Du har rett til å protestere på behandlingen av personopplysningene dine og trekke tilbake samtykker du har gitt. Vi opplyser likevel om at å trekke tilbake et samtykke ikke vil påvirke lovligheten av behandlinger som allerede er gjennomført.

- Du har rett til å få personopplysninger om deg slettet, med mindre NOFO har annet grunnlag for eller for øvrig er pålagt å fortsette behandlingen.

Dersom du ønsker å påberope noen av disse rettighetene eller har spørsmål, ber vi om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor.

 

10. Kontaktinformasjon

Dersom du mistenker at vi behandler personopplysningene dine annerledes enn det vi har beskrevet i denne personvernerklæringen eller at vi bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Vi ber likevel om at du kontakter oss først, slik at vi kan belyse saken for å unngå eventuelle misforståelser.

 

Våre kontaktopplysninger er:

Navn: Sonja Samsonsen
Stilling: Seniorrådgiver HR
Adresse: Vassbotnen 1, 4313 SANDNES
E-post: ssa@nofo.no
Telefon: +47 913 01 585

 

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 19.01.2024